Tips voor de 1,5 meter samenleving op kantoor

Het is wel duidelijk, de ‘1,5 meter samenleving’ gaat nog wel even duren. Naast de negatieve impact van het coronavirus, toont deze crisis ook aan dat we in staat zijn van de ene op de andere dag te transformeren. Dit is misschien wel het moment om structurele veranderingen aan te brengen. Maar welke oplossingen zijn nou echt effectief om het kantoor voorlopig werkbaar te maken?

We zien veel initiatieven voor plastic schermen rondom de werkplekken. Dat kan uitkomst bieden, maar dan ben je er nog niet. Even koffie halen bijvoorbeeld is een risico. Dat praatje bij de koffieautomaat kan een ontlading zijn wanneer je een paar uur in het nieuwe keurslijf hebt gewerkt. Je vergeet zo alle regels. Even lachen met die ene collega of juist een troostende aanraking. Het ‘afstand werken’ zit nog lang niet in ons systeem. Dus als je het kantoor aanpast op de 1,5 meter maatregel, voer het dan consequent door. Maar overdrijf niet.

Hierbij 6 praktische interieurtips:

1. Bescherm de baliemedewerker

Eindelijk weer op kantoor. Dat begint met het begroeten of aanmelden bij de balie. We zijn zo gewend om met onze voeten tegen de plint van een balie te gaan staan. Zonder maatregelen is afstand houden niet te doen. Plak geen lijnen op de vloer, dat werkt verwarrend. Want is het nou óp de lijn of er precies tussen? Plaats een ronde vloersticker voor de plaatsaanduiding met afstand.

Ook een afstandsmelder op de balie kan handig zijn.

Nog veiliger is een transparant scherm. Hangend aan het plafond. Of een staand exemplaar met een uitsparing onderin. Dan kun je nog iets overhandigen of aannemen onder het scherm door.

2. Werkplek scheiding op effectieve wijze

Grotendeels vanuit huis werken is sowieso de toekomst. Het kantoor wordt een ontmoetingspunt. Goed om in gedachten te houden wanneer je veranderingen aanbrengt en investeert in de inrichting. Het verminderen van het aantal medewerkers op kantoor (t.o.v. het pré-corona tijdperk) is de eerste en misschien wel goedkoopste maatregel. Er blijven dus werkplekken leeg. Het advies is om bureaus die beschikbaar zijn duidelijk te markeren. Deze groene smiley stickers bieden wat positiviteit en luchtigheid in de veelheid van nieuwe regels.

Met de app iotspot van Vepa kun je vanuit huis je werkplek reserveren.

Of plaats de bureaus verder uit elkaar. Minder volle kantoortuinen – minder aaneengeschakelde bureaus – werkt hoe dan ook prettiger. Kan dit niet door ruimtegebrek? Dan bieden schermen uitkomst. Maar wat is nu de meest ideale oplossing? Een standaard bureau is 1,6 meter breed en 80 cm diep. Als iedereen netjes in het midden van zijn bureau zit, is er voldoende afstand tot de collega. Maar de praktijk is anders. Plaats daarom een scherm tussen de bureaus aan de korte zijde. Zorg dat het scherm zo’n 50 cm oversteekt (zie schets), alleen dan biedt het bescherming tegen onverhoopt niezen of hoesten in je elleboog. Je zit immers achter je bureau, niet erop. Je komt daarmee al snel op een plaat van 1 meter breed. Voor de hoogte adviseer ik ca. 1,4 meter vanaf de grond (zie schets). Wil je het transparant houden? Dan ontkom je niet aan een perspex plaat. Wel met een frame erom, anders wordt het te instabiel. Of veiligheidsglas.

De persoon aan het bureau tegenover je zit doorgaans op 1,7 meter afstand (twee bureaus á 80 cm + een kabelgoot). Moet daar dan ook nog een scherm? Nee. Is de afstand met de overbuurman veel kleiner vanwege een speciale ondiepe tafel, een flexplek of ‘treincoupe’ zitje? Plaats dan wel een scherm.

Met deze prachtige uitvouwbare roomdividers van Art4Elements (foto onder) kan je op een bijzondere wijze snel en stijlvol ruimtes herverdelen. Ook met deze flexibele en stapelbare wandelementen verbeter je de akoestiek.

3. Overleg op afstand 

Haal enkele stoelen weg in vergaderruimtes zodat je ook daar afstand kan houden. Verplaats tafels zodat er ca. 1,5 meter tussen jou en jouw collega zit, zowel naast als tegenover je*.

Heb je een kleine vergaderruimte waar afstand houden niet mogelijk is? Plaats dan ronde vloerstickers verspreid door de ruimte voor staand overleg. Is nog gezonder en effectiever ook. Haal dan het meubilair uit de ruimte en plaats minstens 1 kleine statafel voor een notulist of laptopgebruiker.

Let op dat er bij videocalls met mensen buiten het kantoor één centrale speaker/microfoon of tafel staat. Het komt nog geregeld voor dat mensen samen achter een laptop kruipen, dat werkt natuurlijk niet. Wanneer ze netjes 1,5 afstand houden bij 1 laptop is deelnemen aan de call lastiger vanwege het zicht op het beeldscherm en de verstaanbaarheid voor de deelnemers elders.

*hetzelfde geldt voor lunchtafels.

4. Pak de verkeersruimte aan

Gangen zijn gemiddeld 1,8 meter breed. Voor een wandelend persoon reken je 70 cm. Passeer je elkaar op een gang zit er dus max. 40 cm tussen. Looppaden in kantoortuinen zijn meestal nog smaller. Dus stel een routing in met eenrichtingsverkeer waar mogelijk. Met pijlen kun je eenvoudig de route aanduiden. Lukt dat niet, maak dan passeerplekken. Gebruik vloerstickers in de vorm van een pijl. Er bestaan ook tapijtstickers.

Maak ook de noodtrappenhuizen onderdeel van de routing, alleen stijgen of dalen op deze trap bijvoorbeeld (tenzij er echte nood is uiteraard). Gebruik de lift enkel wanneer dat nodig is om fysieke redenen. Plak ronde vloerstickers in de lift voor een plaatsaanduiding met 1,5 meter afstand. Het max. aantal personen hangt af van de grootte van de lift.

5. Communiceer de regels helder

Zorg dat de nieuwe spelregels op kantoor helder en neutraal worden gecommuniceerd. Vermijd uitroeptekens en betuttelende teksten. Dat kan een averechts – kont tegen de krip- effect hebben.

En gebruik de kracht van herhaling. Geef informatie vooraf per mail + op diverse plekken in het kantoor. Internet staat vol met standaard ‘corona stickers’. Vergeet de koffiepantry en de toiletgroepen niet. Ook de ruimte rond een bureau kun je markeren met vloerstickers. Dan is een lijn wel handig.

6. Kies je materialen bewust 

Het gebruik van plastic moeten we zoveel mogelijk voorkomen vanwege de nadelige effecten op het klimaat en op de gezondheid. Als we dan toch nog meer plastic moeten produceren, laat het dan uiteindelijk niet in de verbrandingsoven belanden. Standaard perspex fabrikanten draaien momenteel overuren (en extra omzet). Helaas wordt perspex- eenmaal afgedankt- verbrand door de reguliere afvalverwerkingsbedrijven.

Fabrikant Pyrasied levert plexiglas platen gemaakt van zelf gerecyclede perspex platen (foto boven). Ze zijn bereid acrylaat na gebruik terug te nemen voor recycling en zich hier ook schriftelijk aan te committeren. Ook fabrikant Eiso Bergsma levert dergelijke platen en zamelt zelf perspex in dat niet meer nodig is. Satelliet heeft schermen ontwikkeld van FSC karton en recyclebaar kunststof. Bedoeld voor de horeca, maar ook prima toepasbaar op kantoor (foto onder).

Zijn de schermen niet meer nodig? Lever ze in bij een fabrikant die de platen weer recycled. Zo draag jij er in ieder geval niet aan bij dat er tonnen aan anti-corona plastic worden verbrand.